La organización de la agenda

Sin duda, eres consciente de la importancia que tiene una buena gestión de la agenda de tu jefe. Pero gestionar correctamente tu propia agenda es también muy importante. 

Dada la gran cantidad de herramientas y aplicaciones informáticas a nuestra disposición en la actualidad, seguro que combinas tu agenda en papel tradicional con la agenda electrónica, o utilizas sólo esta última. Quizás es mejor que mantengas las dos opciones por si hay algún problema o algo falla, al menos para las citas y eventos importantes.

Un elemento imprescindible de una buena agenda es decidir lo que va primero, priorizar. Distintos expertos señalan la necesidad de dividir el trabajo en tres tipologías de prioridades, para lo que tienes que asumir que lo importante siempre va antes que lo urgente, porque esto último es un factor temporal, mientras que lo importante es un factor de objetivos empresariales.

Los tres criterios de prioridad son los siguientes: 

• Establece los trabajos más importantes en la categoría A y dispón la mayoría de tu tiempo en ellas. 
  En la categoría B incluye las tareas que pueden aplazarse para más adelante o que puedes delegar, aunque sea en parte. 
• Incluye en la categoría C trabajos rutinarios a los que dedicas mucho tiempo y que no sirven para alcanzar objetivos. 

Gestiona tu tiempo de tal modo que puedas gestionar las tareas clasificadas como prioritarias evitando, sobre todo, que otras personas o trabajos te distraigan.  La interrupción no sólo nos quita tiempo del que disponemos para realizar una tarea, en muchas ocasiones nos hace retroceder y tener que volver a retomarla no desde el punto en que lo dejamos sino casi desde el principio, pues hemos perdido el hilo.

Los jefes suelen fijar sus propias citas a lo largo del día en sus reuniones de negocios, entrevistas, encuentros o durante sus viajes. Por tanto, una buena coordinación entre tu jefe y tú es imprescindible.

Lo ideal sería que cada tarde, antes de finalizar el trabajo, dedica  un tiempo a coordinar las citas y tareas del día siguiente. Si además también te encargas de coordinar las citas de otros compañeros o departamentos, necesitarás que haya una muy buena colaboración. Tienes   que concienciarlos y establecer algún sistema para que te avisen con tiempo suficiente de sus ausencias, viajes, vacaciones, etc.

y para que nada falle y no haya ninguna posibilidad de error, será imprescindible que una vez programada:

• Revises constantemente la agenda, sobre todo repasar las reuniones
• Compares tu agenda con la de tu jefe
• Compruebes la información interna y externa
• Recuerdes a tu jefe con suficiente antelación las citas y prioridades.