Cómo se forma y qué debe saber una secretaria
Manejo de herramientas informáticas, dominio del inglés, buena presencia y excelentes relaciones interpersonales. Estas exigencias se aplican a numerosos trabajos. Pero si se agregan la capacidad de llevar la agenda de un ejecutivo, organizar reuniones de trabajo y eventos, o incluso tener gente a cargo, el perfil de la secretaria de Dirección es un clásico que, según pasan los años, sigue incorporando responsabilidades.
Es que si bien la función primordial de la secretaria ejecutiva ha sido siempre asistir a su jefe, este perfil se fue enriqueciendo y cambiando. "La diferencia entre una asistente de Dirección y otro tipo de secretaria radica, fundamentalmente, en las competencias y conocimientos técnicos que debe reunir, ya que al trabajar en este puesto tendrá que desarrollar mayores habilidades de comunicación, colaborar en el armado de presentaciones, resolver situaciones conflictivas y saber organizar las prioridades, entre otras habilidades"
LAS 25 REGLAS DE ORO DE UNA SECRETARIA
Como su nombre la indica, ser secretaria es sinónimo de secreto y confidencialidad. Estas virtudes deben ser complementadas con una condición indispensable: la discreción.
La secretaria es la persona de mayor confianza en la organización. Por sus manos pasan documentos, llamadas, propuestas, estrategias y demás situaciones que definen el futuro de las empresas o las entidades. Es más, ellas son las más conocedoras de la vida personal del jefe e inclusive de los compañeros de trabajo.
En un mundo empresarial complejo y globalizado como el de hoy, la secretaria se ha convertido, cada vez más, en una auténtica joya para la empresa: el brazo derecho de los jefes, sin el cual difícilmente podrían soportar la carga de la dirección.
1- Honestidad y ética. Como una vía de comunicación entre los máximos responsables de la empresa, usted tendrá acceso a documentos confidenciales. No es ético fisgonear estos informes.
2- Espíritu de servicio. Como secretaria, usted ha sido contratada para "echar una mano" y aliviar el trabajo de sus superiores. Por ello, deberá intentar ser útil en todo momento.
3- Capacidad de escuchar y de comunicar. Encerrados en sus despachos, los responsables de las empresas no suelen tener tiempo para conectarse con las inquietudes de quienes les rodean. Entonces, la secretaria debe ser una especie de buzón de sugerencias que recoge las quejas del personal o de los clientes, para, con tiempo y tacto, transmitírselas a los superiores.
4- Iniciativa. Puede haber algo más irritante para un jefe estresado que ver a su persona de confianza cruzada de brazos, a la espera de instrucciones?.
5- Tranquilidad y paciencia. Sin duda alguna, cuando su superior esté abrumado de trabajo, descargará su tensión con quien tenga más cerca. Basta con abrir la puerta de su despacho y él encontrará en la secretaria la mejor oportunidad para descargar toda su furia. Asúmalo y mantenga la calma.
6- Sentido del humor. La tensión y las dificultades se arreglan rápidamente con un buen chiste.
7- Discreción. Generalmente, la murmuración mata.
8- Disponibilidad. Su jefe puede necesitarla en cualquier momento del día. Si se hace imprescindible (lo que es frecuente), la empresa no podrá seguir adelante sin su ayuda, por lo que se le exigirá una total flexibilidad y capacidad de adaptación. Su sueldo se adaptará en ese mismo sentido.
9- Capacidad de aguante. Suele ser común que usted corra para realizar un trabajo extremadamente urgente, y luego, tras emplear horas extraordinarias, el informe duerma durante semanas en el despacho de sus superiores.
10- Rapidez. Aunque le hagan faenas como la descrita en el punto anterior, puede ser que, efectivamente, los informes sean realmente necesarios para una operación de última hora.
11- Amabilidad y simpatía. Atienda bien tanto al público interno como al externo.
12- Imagen y presentación personal. La secretaria es la primera imagen de la empresa.
13- Atención a las visitas. Debe integrarlas en la compañía y ocuparse de que, si tienen que esperar, no se sientan abandonadas (ofrecerles una bebida, algo para leer).
14- Evitar la "telefonitis". Es chocante llegar a una empresa y encontrar a la secretaria en una larga conversación telefónica, y peor aún si el tema es personal.
5- Atender con rapidez y espontaneidad a los medios de comunicación. Aunque cada vez son más las empresas que tienen sus propios departamentos de relaciones públicas, aún hay algunas que delegan estas funciones en su presidente o en su director general. En este caso, será usted quien desempeñe las mayor a de esas funciones.
16- Diplomacia. A la empresa llega todo tipo de gente (clientes, directivos, proveedores, familiares, etc): debe saber tratar con cada uno.
17- Discreción y tacto. Si el jefe no quiere pasar al teléfono o recibir una visita, la secretaria debe buscar una disculpa diplomática.
18- Tono de voz cálido y perfecta dicción. Ambas cualidades facilitan la comunicación.
19- Redacción correcta, precisa y sin faltas. Su obligación es releer el texto antes de pasárselo al jefe, para que éste no encuentre ningún error.
20- Conocimiento de idiomas. Bien sea por la internacionalización de las relaciones empresariales, o por la falta de conocimiento de idiomas de los jefes (especialmente los más "maduros"), lo cierto es que, en su profesión, cada vez es más necesarios dominar otras lenguas.
21- Ordenar correctamente el archivo. Tres trucos le facilitarán esta tarea: no dejar que se amontonen los papeles, seleccionar lo que llega y archivar bien.
22- Organización del trabajo. Además de construir su agenda por orden de prioridades, siempre deberá prever un espacio diario para los frecuentes imprevistos.
23- Atender las llamadas. Aunque parezca una tarea sencilla, el correcto manejo del teléfono se ha convertido en toda una doctrina llena de tácticas: si llama por la mañana es más fácil encontrar a la gente; quien debe colgar primero es el que llama, y confirmar los datos llegados por teléfono, etc.
24- Organizar los viajes y la agenda del jefe. Para ello es imprescindible conocer sus gustos y prioridades.
25- Conformarse con ser la eterna segundona. Ellos serán los artífices de todos los éxitos y se cargarán de honores y medallas; pero, sin usted, quizás no hubiera sido posible.
